数字はあるのに、どこに手を打てばいいか見えない――そんな部門がありました。日々の業務は行き当たりばったりで進み、誰がどの仕事を何時間でできるのかも曖昧。管理は1枚のExcelに何もかも詰め込んだ状態で、忙しさだけが積み上がっていました。 私たちはまず、計画を"実物の工数表"まで降りて点検しました。
①一つひとつの業務にどれくらい時間がかかるか（工数を数字にする）
②誰がどの業務をどこまでできるか（スキルの見える化）
③いつ何が起きるか（業務の月次カレンダー化）
――この3つで、頭の中にしかなかった段取りを目に見える形にしていきます。数字づくりも、外から型を当てるのではなく、現場が"何を見て判断しているか"を引き出しながら進めました。「引き出すのはAI、決めるのは人」――対話で出てきた言葉を、現場のみなさんが自分たちでが確かめて、整えていく進め方です。

すると、あちこちでバラバラに見えていた困りごとが、一つの共通した形にまとまり、考える土台ができました。ごちゃごちゃしていた業務も7つに整理でき、「どこから手をつけるか」を自分たちの言葉で話せる状態へ。「やることは増える一方なのに、どこまでやればいいのか分からない」――そんなモヤモヤが、"どこで区切るか"を数字で語れる形に変わっていきました。数字は、増やすより"経営判断に使える形にする"ことが先です。
貴社でも、まず"どの数字が集計止まりになっているか"を一緒に見つけるところから始められます。

・「業務の属人化を解消する（総合）」その方法とは？